Adjoint administratif/adjointe administrative

aperçu de l'emploi

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Soutien commercial et opérationnel

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Environment

au bureau

À propos de cette carrière

Derrière tout bon gestionnaire se cache un bon adjoint administratif. Vous vous occupez de tâches quotidiennes, comme répondre au téléphone, faire du classement et organiser des réunions. Vous vous assurez du bon fonctionnement du bureau ou du service pour favoriser l’efficacité de vos collègues et le respect des échéanciers. Vous êtes la personne-ressource pour ce qui est des tâches organisationnelles, des recommandations et du soutien. Êtes-vous une personne organisée? Aimez-vous savoir ce qui se passe au bureau? Êtes-vous capable de travailler avec différents types de personnalités? Si oui, vous avez ce qu’il faut pour être adjoint administratif.

Les adjoints administratifs effectuent un vaste éventail de tâches administratives en appui à un organisme et ses professionnels de la direction. Ces tâches peuvent comprendre tenir des systèmes de fichiers, coordonner les horaires, préparer la correspondance et les présentations, traiter les renseignements confidentiels, organiser les conférences téléphoniques et préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions. Les adjoints administratifs interagissent avec de nombreuses autres personnes de services différents à l’échelle d’un organisme, ainsi qu’avec les clients, les fournisseurs, les cadres et le public. Les ordinateurs et le matériel de bureau tel que les photocopieuses, scanneurs et télécopieurs constituent leurs principaux outils. Les adjoints administratifs utilisent souvent des logiciels de comptabilité, les logiciels de bureau et graphiques, ainsi que des logiciels de base de données et d’administration des affaires.

Dans cette carrière, les activités peuvent inclure:

Accueillir les visiteurs, vérifier la nature de leurs activités et les diriger vers le personnel approprié
Fixer des rendez-vous, prendre des dispositions pour votre voyage et planifier des réunions
Coordonner et gérer la logistique et les fournisseurs pour les événements spéciaux, des conférences techniques et des réunions
Maintenir un systèmes de classement pour les fichiers électroniques et les fichiers sur papier
Aider à la préparation de rapports, de bulletins et d’alertes
Effectuer le traitement de texte de lettres, mémos, rapports, ententes, expositions et correspondance commerciale générale
Préparer le matériel re présentation, y compris les tableaux, les graphiques et les diapositives
L’assistance et / ou l’organisation de réunions, d’événements et de conférences peuvent être nécessaires

Études

Les adjoints administratifs doivent posséder un diplôme d’études secondaires et un diplôme d’études collégiales d’un an ou de deux ans ou un certificat spécialisé en administration. En règle générale, on exige plusieurs années d’expérience.

Vous avez le souci du détail et le sens de l’organisation. Dactylo compétant, vous êtes à l’aise avec divers logiciels. Vous êtes sympathique et capable de bien travailler avec différentes personnes.

Écoute active
Utilisation de l'ordinateur
Attention au détail
Service à la clientèle et personnel
Tâches administratives
Réflexion critique
Utilisation de documents
Coordination
Planification et organisation
Sens de la collaboration

Grande culture informatique dont compétence en Word, Excel et PowerPoint de Microsoft

Agriculture, foresterie, pêche et chasse
Construction
Fabrication
Services publics
Extraction minière et exploitation en carrière
Services professionnels, scientifiques et techniques
Transport et entreposage
Administrations publiques

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