Technicien/technicienne en gestion des documents

aperçu de l'emploi

Catégories d’emplois

Soutien commercial et opérationnel

secteurs

Études

Environment

au bureau

À propos de cette carrière

Vous connaissez quelqu’un qui aime les choses claires et bien organisées? Qui aide les gens à trouver l’information dont ils ont besoin? Ces qualités sont requises pour une carrière de technicien en gestion des documents. Il s’agit d’effectuer le suivi de tous les documents importants qu’une société pétrolière et gazière reçoit et crée chaque jour : des contrats juridiques aux approbations réglementaires, en passant par les dessins techniques, les cartes et les photos.

Les sociétés pétrolières et gazières produisent et reçoivent un grand nombre de documents, des contrats juridiques et des approbations réglementaires aux dessins techniques, aux cartes et aux photos. Tous ces documents nécessitent des systèmes de classement et d’extraction afin de s’assurer que des renseignements exacts et opportuns sont disponibles pour appuyer les décisions opérationnelles.

Les techniciens en gestion des documents établissent, exploitent et tiennent à jour des systèmes pour recueillir, classer, extraire et sauvegarder les dossiers électroniques et physiques. Ils appuient la gestion de l’information dans leur entreprise en répondant aux demandes d’accès provenant de l’ensemble de l’organisation. Ces techniciens protègent également les documents essentiels contre un accès inapproprié et éliminent les données et les renseignements obsolètes.

Dans les grandes organisations, le technicien en gestion des documents peut travailler au sein d’une équipe dont les responsabilités sont réparties entre plusieurs techniciens des documents et des TI. Les techniciens principaux deviennent souvent des gestionnaires au sein de cette fonction. Dans les petites organisations, les techniciens en gestion des documents peuvent travailler seuls et s’occupent d’autres tâches de TI, de saisie de données ou d’administration.

Lorsque vous commencez à exercer ce métier, vous pouvez notamment :

Trouver et extraire des documents en réponse à des demandes d’information. *Regrouper et convertir les nouveaux fichiers dans le format standard de l’entreprise.
Inscrire des données dans la base de données de gestion des dossiers de l’entreprise.
Inscrire des données dans la base de données de gestion des dossiers de l’entreprise.
Traiter les dossiers et les boîtes des bureaux locaux qui ont été envoyés au stockage hors site pour archivage.

Lorsque vous gagnerez en ancienneté, vous pourrez entreprendre d’autres tâches, notamment :

Assurer la liaison avec les autres ministères et établir des relations pour veiller à ce qu’il existe une approche coordonnée et un processus rentable pour la gestion des documents.
Coordonner et gérer les processus pour s’assurer que les documents sont distribués, stockés et archivés de façon appropriée, conformément aux exigences internes et réglementaires.
Contribuer à l’élaboration de taxonomies de classification de documents ou de contenu pour faciliter la saisie, la recherche et l’extraction de l’information.

Études

Un diplôme d’études postsecondaires d’au moins deux ans en gestion de documents, en bibliothéconomie ou en gestion des archives est habituellement exigé.
Il est possible d’occuper ce poste avec de l’expérience au sein d’une entreprise et une expérience appréciable en gestion administrative.

Permis et licences

Aucune certification n’est requise car aucune loi ne régit actuellement cette profession.

Exigences supplémentaires

L’expérience des bases de données est un atout.
Maîtriser fortement l’informatique, notamment Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
Des attestations particulières en matière de santé et de sécurité peuvent être exigées, selon le lieu de travail et les exigences de l’entreprise.

Le technicien en gestion des documents est un penseur analytique organisé, méthodique et discret. Il a également de solides compétences en communication, un grand souci du détail et une bonne maîtrise de l’informatique, notamment des logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint.